Détails de l'offre ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) CCI-C33091-0020

Dernière mise à jour le 14/10/2020

Caractéristiques du poste

ASSISTANT DE DIRECTION (H/F) Réf. CCI-C33091-0020

Nombre de postes : 1
Domaine professionnel : Direction
Code ROME : M1604 Assistanat de direction
Durée du contrat : 5 mois
Salaire : 2600 euros brut/ à 2775 euros brut/
Type de contrat : Mission d'Interim
Temps de travail : 38 h/semaine
Localisation : Harfleur - 76 - Seine-Maritime
Autres avantages sociaux :
  • Rémunération selon grille client

Entreprise

CRIT INTERIM LE HAVRE



Descriptif de l'entreprise
Nous recrutons pour le compte d'un de nos clients 1 ASSISTANT DU DIRECTEUR DE GRAND SITE INDUSTRIEL pour une mission de 5 mois potentiellement renouvelable.

Descriptif du poste
VOS MISSIONS

  • Gérer l’agenda du directeur, du directeur adjoint et du coordinateur avec la planification et le suivi des rendez-vous

  • Gérer la réception des mails et leur traitement en fonction du champ de compétence

  • Assurer la gestion du courrier

  • Etablir les notes de frais du directeur sur TRECK

  • Gérer les absences et congés des cadres N-1

  • Assurer le binôme de l’assistante de la secrétaire générale durant les absences et congés.  Assurer la gestion intégrale du poste : préparation des CSE, CSE Extra, CSE/CSSCT, CSSCT, CSSCT élargi

  • Prendre les rendez-vous avec les instances représentatives du personnel

  • Gérer les cadres : prise de rendez-vous pour embauche ou mobilité des cadres

  • Préparer les réunions SG

  • Organiser les réunions :

    • CODIR

    • COMAN

    • Business Review

    • Réunions d'encadrement

    • Comité de Contrat

    • Toutes autres réunions pour les membres du CODIR et de la Direction Plateforme



  • Préparer les réunions avec le Responsable Intégrité de la Plateforme

  • Organiser les visites protocolaires

    • Préfet, Sous-Préfet, Maires

    • Membres de la Direction Générale du Siège

    • Toute autre visite entrant dans les compétences de la Direction Plateforme



  • Réserver et organiser les déjeuners privés

  • Organiser les cocktails et pots de départ

  • Faire établir des devis auprès de traiteurs divers

  • Établir les commande dans SAP

  • Valider la facturation dans SAP

  • Réserver les restaurants ou salles de réunions extérieure

  • Organiser les rendez-vous pour les cadres

  • Suivre les contentieux

  • Régler les litiges lors d’incidents à l’intérieur de la raffinerie pour le personnel

  • Etablir les remboursements envers le personnel

  • Suivre le budget direction

  • Gérer les contacts téléphoniques avec les interlocuteurs extérieurs

  • Etablir les demandes d’achat, commandes, suivi facturation avec validation des FES dans SAP

  • Valider les Workflows du directeur dans SAP et valider les demandes d’achat

  • Suivre les logements (binôme avec assistante de direction) appels de loyer, suivi des charges locatives

  • Suivre les taxes TEOM, mises à jour des tableaux de bord sur les logements

  • Élaborer les augmentations de loyer suite aux changements d’indice du coût de la construction

  • Assurer la relation avec les locataires, rédiger les baux, relation avec le service paie pour prélèvement sur salaire, visite des appartements ou maisons pour évaluation des travaux à engager

  • Relation avec la société de gérance pour les demandes de devis pour travaux, visite, état des lieux d’entrée et de sortie des locataires, suivi des sinistres avec contact avec les assureurs

  • Suivre les relations avec la direction juridique du siège pour mise à jour du parc immobilier, suivi des envois de documents notariés lors d’achat ou de vente de biens, suivi des autorisations d’occupation temporaire (AOT), mise à jour des listes AOT

  • Mise à jour de la base de données pour consultation et suivi des AOT

  • Relations avec  le GPMH et les autorités compétentes et la direction juridique du siège pour établissement des conventions ou renouvellements

  • Participation aux réunions des AOT avec responsables du suivi des pipes et des ouvrages

  • Assurer les liaisons fonctionnelles en interne avec tous les secrétariats du site, du siège à Paris et Bruxelles, élus, établissements du groupe

  • Assurer les liaisons fonctionnelles en externe avec les administrations (CCI, Sous Préfecture, Préfecture, Dreal, Direccte, Inspection du Travail), GPMH, Mairies etc….

  • Suivre et organiser les déménagements pour les directeurs à leur arrivée ou départ (commande prestataire, ouverture des compteurs Eau, Tél, EDF, organisation des états des lieux, suivi des travaux à effectuer à la demande des directeurs etc….)

  • Suivre et gérer les véhicules de fonctions des directeurs adjoints

  • Suivre la restitution des véhicules auprès des sociétés de leasing

  • Commander les véhicules de fonction lors de l’arrivée de directeur

  • Saisir les différents courriers, notes, emails, présentation dossier pour réunion (pour direction Adjoint)

  • Mise à jour de l’astreinte en cas d’absence de l’assistante de Direction Pétro en charge de ce dossier

  • Classement divers, commandes diverses, suivre les gestions des matériels de reprographie

  • Etablir les notes de nomination des cadres

  • Planifier les EIA des membres du CODIR

Profil du candidat
Niveau d'expérience : Confirmé
Détail sur l'expérience :

  • Solide expérience sur un poste similaire d’au moins 10 ans


Niveau d'étude : BTS/DUT (Bac+2)
Permis de conduire : Oui


Critères de personnalité
  • Conscience professionnelle
Documents à fournir

CV : oui

Lettre de motivation : oui

Prétentions salariales : non